‘Een succesvolle samenwerking is de kers op de taart’

Wat is vervolgens de eerste stap?

‘Als eerst is ontmoeting belangrijk. Kennismaken, luisteren naar wat de huidige situatie is en wat het aanbod van cliëntondersteuning binnen de gemeente is. Hierbij kun je denken aan wie en/of welke organisatie de cliëntondersteuning momenteel uitvoert en op welke manier: door vrijwilligers, door beroepskrachten, ervaringsdeskundigen of een combinatie. Maar ook welke specifieke thema’s en doelgroepen al aandacht krijgen of op welke andere plekken inwoners terecht kunnen met vragen. Vervolgens is dan de vraag welke eerste belangrijke stappen gezet moeten worden en met wie ik daarover in gesprek kan gaan, zoals beleidsmedewerkers, een Adviesraad Sociaal Domein en vrijwilligersorganisaties die ook deels cliëntondersteuning aanbieden. We spreken over: hoe is cliëntondersteuning op dat moment ingericht? Wat gaat er goed en wat verdient nog aandacht? En met wie moet ik nog meer in gesprek? Alle input bundel ik tot mijn eerste bevindingen en die deel ik dan met mijn opdrachtgever en met de personen die ik gesproken heb. Vervolgens worden de ambities geformuleerd en delen we deze, bijvoorbeeld tijdens een startbijeenkomst, met een grotere groep. Samen toetsen we of daar nog een nieuwe ambitie bijkomt.’

Wat is belangrijk in deze fase van het toetsen?

‘Het is belangrijk om samen de ambities helder te hebben. Daarmee kweek je commitment en draagkracht. Door bij de start het gesprek over ambities met elkaar te voeren bepaal je wat wel en niet wordt opgepakt binnen het project.’

Hoe ga je om met de verschillende belangen die deelnemende partijen kunnen hebben?

‘De diversiteit van de groep is groot en iedereen neemt deel aan bijeenkomsten of meedenkgroepen vanuit zijn eigen referentiekader. Denk aan inwoners met ervaringskennis, organisaties die cliëntondersteuning aanbieden, beleidsmedewerkers en potentiële verwijzers. In deze diversiteit ligt een grote uitdaging voor de projectleider. Na het gezamenlijk vaststellen van de ambities, volgt een gezamenlijke focus. Daarbij proberen we de ambities sneller om te zetten in concrete activiteiten. Dat doen we vaak via het organiseren van werkgroepen. Deze werkgroepen bestaan uit vertegenwoordigers van de verschillende partijen en betrokkenen, zoals cliëntondersteuners, beleidsmedewerkers en inwoners. Daarnaast zijn de werkgroepen vaak gekoppeld aan een thema zoals communicatie of samenwerking.’

‘Via het organiseren van werkgroepen zetten we de ambities om in concrete activiteiten.’
 

Hoeveel aandacht besteed jij aan de onderlinge relatie van die samenwerkende partijen die bij elkaar komen?

‘Het is een uitdaging om het eigenaarschap goed te beleggen bij de organisaties die op lange termijn ook de gemaakte afspraken gaan uitvoeren. Ik vind dat vanaf het begin duidelijk moet zijn dat mijn rol als projectleider tijdelijk is: ik kan op bepaalde gebieden initiatiefnemer zijn maar dit moet uiteindelijk landen bij de betrokkenen. Het is daarbij dan ook belangrijk om in vertrouwen met elkaar te werken en elkaar te kennen. Vertrouwen bouwen de partijen op door elkaar regelmatig te ontmoeten, open te communiceren naar elkaar en afspraken na te komen. Als projectleider faciliteer ik dit.’

‘Uiteindelijk heeft de inwoner belang bij goede samenwerkingsverbanden. En als dat lukt, is dat voor mij de kers op de taart in mijn werk als projectleider. In sommige gemeenten gaat dat heel goed, dat is mooi om te zien. Maar er zijn ook plekken waar meer wantrouwen is. Daar blijf je, ook na langere tijd, de gereserveerdheid proeven en ontbreekt het eigenaarschap. ”Hoe is het straks als jij weg bent? Gaat het dan ook nog wel lukken?”. Het is belangrijk daar met elkaar het gesprek over aan te gaan, hoe lastig dat soms ook is.’

Ervaar jij tot slot andere uitdagingen rondom samenwerking die belangrijk zijn om te benoemen?

‘Verloop van personeel is een kwetsbaar gegeven en heeft invloed op de projectgroep. Dat kan een vertragende factor zijn. Het kost tijd om elkaar weer te leren kennen, bij te praten en te vertrouwen. Dat soort dingen zijn niet altijd te voorkomen.

Daarnaast verschilt het per gemeente hoe ik het project uitvoer. Het is fijn als vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt en partijen elkaar onderling weten te vinden. Ik ben transparant in de stappen die ik neem en genomen heb. En ik vind het fijn om op de hoogte gehouden te worden en houd ook anderen op de hoogte door bijvoorbeeld een tussentijds verslag.

Tot slot vind ik het belangrijk om regelmatig met elkaar te evalueren. Dan pak ik de resultaten erbij en maak hiervan een samenvatting. Die deel ik nog eens met alle betrokkenen. Dan kijken we samen waar we staan en waar we naartoe willen.’

Maarten van den Broek vat het aan het einde van het gesprek nog eens samen. Een succesvolle samenwerking is volgens hem het resultaat van voortdurende inspanningen, toewijding en flexibiliteit van alle betrokken partijen. ‘Door te investeren in relaties, communicatie en gezamenlijke doelen kunnen gemeentelijke projecten hun doelen realiseren en positieve verandering teweegbrengen voor de inwoner.’

* Maarten van den Broek is inmiddels gestopt als projectleider in verschillende gemeenten. Per 1 augustus 2024 is hij werkzaam bij Movisie.

Tekst: Bora Avric en Rachel Stoffelsen. Illustratie: Geert Gerard